Her klasöre bir sahip atayın
Klasörün güncelliğinden sorumlu bir kişi ya da birim belirlemek, eski belgelerin birikmesini önler.
- Ana Sayfa
- Ürünler
- Intranet Yazılımı
- Kurumsal Doküman Yönetimi
CecaIntranet
Kurumsal Doküman Yönetimi
CecaIntranet'in doküman merkezi; prosedürleri, formları ve şirket belgelerini iç içe klasörlerde tek bir yerde toplar. Her klasörü kimin görebileceğini siz belirlersiniz.
Doküman karmaşasının bedeli
Ortak klasörlerde, e-posta eklerinde ve masaüstlerinde dağılan belgeler iki sorun yaratır: güncel sürümün hangisi olduğu bilinmez ve gizli kalması gereken belge yanlış kişilere ulaşabilir. Yeni çalışan aradığı formu bulmak için birilerine sormak zorunda kalır.
Kurumsal doküman yönetimi belgeleri tek bir yapıda toplar ve erişimi klasör bazında yönetir. Herkes yalnızca görmesi gerekeni görür, aradığını da tek adreste bulur.
Doküman merkezi aynı zamanda tek doğru kaynaktır: duyurularda ya da eğitimlerde sözü geçen prosedürün güncel hali her zaman aynı klasördedir. Böylece aynı belgenin farklı kopyaları e-posta eklerinde dolaşmaz, çalışan hangi sürümün geçerli olduğunu düşünmek zorunda kalmaz.
Özellikler
Doküman merkezinin özellikleri
Erişim klasör düzeyinde yönetilir; her klasör için dört yetki seçeneğinden biri kullanılır.
- İç içe klasör yapısıDepartmana, konuya ya da sürece göre alt klasörlerle düzenlenen doküman ağacı.
- Herkese açık klasörTüm çalışanların erişmesi gereken genel belgeler için.
- Pozisyon bazlı yetkiYalnızca belirli pozisyonlardaki çalışanların görebileceği klasörler.
- Kişi bazlı yetkiBelirli kişilere özel klasörler.
- Üst klasörden devralmaAlt klasör yetkisini üst klasörden alır; her klasör için yetki tek tek tanımlanmak zorunda kalmaz.
- Dosya işlemleriYükleme, taşıma, yeniden adlandırma ve etiketleme.
- GörünümKart ve liste görünümü arasında geçiş.
- Role bağlı yüklemeDoküman yükleme ve klasör oluşturma yetkisi role göre verilir.
Faydalar
Ne kazandırır?
Doğru kişi, doğru belgeGizli belgeler yalnızca yetkili pozisyon ve kişilere görünür.
Tek adresProsedür ve formlar tek doküman merkezinde.
Yeni çalışana kolaylıkAradığı belgeyi sormadan kendisi bulur.
Kontrollü yüklemeYalnızca yetkili roller belge yükler ve klasör açar.
Nasıl çalışır?
Doküman merkezini kurmak
1
Klasör yapısını tasarlayın
Departman ve süreç bazında ana klasörleri ve alt klasörleri belirleyin.
2
Yetkileri verin
Her klasörü herkese açık, pozisyon ya da kişi bazlı yapın; alt klasörlerde devralmayı kullanın.
3
Yükleme rollerini belirleyin
Belge yükleyebilecek ve klasör açabilecek rolleri tanımlayın.
4
Belgeleri yükleyin
Dokümanları yükleyip etiketleyin; çalışanlar kart ya da liste görünümüyle gezinsin.
Uygulama ipuçları
Doküman merkezini düzenli tutmak için
Etiketleri standart tutun
Az sayıda ve herkesin anladığı etiket kullanmak, belgeyi bulmayı klasör yapısı kadar kolaylaştırır.
Yetkiyi üstten verin
Yetkiyi ana klasörde tanımlayıp alt klasörlere devretmek, yönetimi sadeleştirir ve hata riskini azaltır.
Eski sürümleri arşive taşıyın
Geçerliliğini yitiren formları ayrı bir arşiv klasörüne almak, çalışanın yanlış sürümü kullanmasını engeller.
Kimler için: Prosedür, form ve politikaları çalışanlarla paylaşan; belgelere erişimi pozisyon ya da kişi bazında sınırlaması gereken kurumlar. Kalite, insan kaynakları ve idari işler ekiplerinin belge yönetimini tek yerde toplamak için kullandığı bir çözümdür.
Sık Sorulanlar
Kurumsal Doküman Yönetimi hakkında
Her klasör herkese açık, pozisyon bazlı, kişi bazlı ya da üst klasörden devralan yetkiyle tanımlanır.
Hayır. Doküman yükleme ve klasör oluşturma yetkisi role göre verilir.
Klasör ağacında gezinerek ya da etiketlerle; doküman merkezi kart ve liste görünümleri sunar. Portalda ayrıca site içi arama bulunur.
Gerekmez. Alt klasör, yetkisini üst klasörden devralacak şekilde ayarlanabilir.
Doküman merkezini canlı görün
Klasör yapınızın ve yetkilerinizin CecaIntranet'te nasıl kurulacağını gösterelim. Demo ücretsizdir.